Welcher Credit Manager kennt es nicht?
Man muss möglichst schnell eine Entscheidung über einen Kreditantrag für einen Kunden treffen, weil der Vertrieb sonst eventuell den Großauftrag nicht erhält. Als gewissenhafter Credit Manager will man sich aber vorher ein möglichst vollständiges Bild von der Situation verschaffen, um auch wirklich alle möglichen Einflussfaktoren bei seiner Entscheidung berücksichtigen zu können.
Doch die Daten, die man für seine Entscheidung benötigt, sind über verschiedene Systeme im Unternehmen verteilt. Die Stammdaten liegen im ERP-System, offene Posten können im Buchhaltungssystem eingesehen werden, noch ausstehende Aufträge im Warenwirtschaftssystem, Einschätzungen des Vertriebs finden sich im CRM-System und zu guter Letzt kann man sich im DWH den Verlauf des letzten Geschäftsjahres ansehen. Man müsste sich also in fünf Systeme einloggen um sich einen vollständigen Überblick über einen Kunden verschaffen zu können. Wäre es nicht bequemer und effektiver, wenn man aus seinem zentralen Arbeitssystem heraus einfach die Daten aus den anderen Systemen abrufen könnte? „Ja, natürlich!“, werde Sie sich nun vermutlich denken. Zurecht! Der Abruf von Informationen aus anderen Systemen ist nur ein mögliches Szenario für den Einsatz von einer Technologie, die mehr und mehr von sich reden macht. Webservices.
Was ist ein webservice
Zunächst mal ist ein Webservice eine Form einer Schnittstelle. Eine Schnittstelle ist eine Verbindung zwischen zwei Systemen, die eine Kommunikation bzw. eine Übertragung von Informationen ermöglicht. Beispielsweise ist eine Steckdose eine Schnittstelle, die notwendig ist, um elektrischen Strom zu übertragen. In der IT-Welt kommt Schnittstellen eine große Bedeutung zu. Sie ermöglichen eine Kommunikation sowohl zwischen Software- als auch Hardwarekomponenten. So stellt ein USB-Anschluss am Rechner zum Beispiel eine Hardwareverbindung zum USB-Stick bereit.
Eine einheitliche Definition, was ein Webservice ist, besteht zwar nicht, jedoch gibt es Eigenschaften, die jeder Webservice hat:
- Ein Webservice bietet einen Dienst über ein Netzwerk an
- Ein Webservice bietet einen automatisierten Datenaustausch zur Nutzung von Funktionalitäten an
- Der Austausch von Daten und Funktionalität erfolgt unabhängig von der Programmiersprache bzw. Hardware kann somit in unterschiedliche Systeme integriert werden
- bei einem Webservice handelt es sich um eine reine Computer-zu-Computer-Kommunikation
Vielfältige Anwendungsmöglichkeiten
Doch Webservices können noch viel mehr, als nur Daten aus anderen Systemen abrufen. Bietet etwa die Web-API der Anwendung A (z.B. ein Credit Management-System) eine Funktionalität zur Anlage eines Kunden, kann Anwendung B (z.B. ein CRM-System) diesen Service nutzen, um einen neuen Kunden in Anwendung A anzulegen. Als Beispiel möchte ich hier einen konkreten Fall schildern:
Ein Vertriebsmitarbeiter legt im CRM-System einen neuen Interessenten an. Der Arbeitsprozess sieht vor, dass dieser Interessent einer Bonitätsprüfung im Credit Management-System unterzogen werden muss, bevor Angebote und Zahlungsbedingungen festgelegt werden dürfen. Um nun die im CRM erfassten Daten in das Credit Management-System zu überführen, gibt es verschiedene Alternativen. Der Vertriebsmitarbeiter könnte eine E-Mail an den Kollegen im Credit Management schreiben und ihn bitten, den Interessenten auch dort zu erfassen und die erforderliche Bonitätsprüfung durchzuführen. Diesen Weg würde ich als die „zu Fuß“-Methode bezeichnen und in das letzte Jahrtausend verordnen. Ein schon etwas fortschrittlicherer Weg wäre eine dateibasierte Schnittstelle. Ein zeitgesteuerter Export ermittelt im CRM-System ein- oder mehrmals täglich alle seit dem letzten Export neu angelegten oder geänderten Interessenten/Kunden und erstellt eine Datei, die alle benötigten Interessentendaten enthält. Diese werden dem Credit Management-System zur Verfügung gestellt. Dort erfolgt ein automatischer, zeitgesteuerter Import der Daten und somit die Anlage der Interessenten. Je nach Export-Intervall tritt aber auch hier eine gewisse zeitliche Verzögerung zwischen der Anlage des Interessenten im CRM-System und dem Ergebnis der Bonitätsprüfung auf. Das ist etwas fortschrittlicher als die „zu Fuß“-Methode und entspricht etwa dem technologischen Stand der 00-Jahre. Um im Bild der Fortbewegungsmittel zu bleiben, würde ich das als die „Fahrrad“-Methode bezeichnen.
“State of the Art” ist allerdings eine Kommunikationsart mit möglichst geringer bzw. keiner zeitlicher Verzögerung (near time bzw. real time). Womit wir wieder bei den Webservices wären.
Wenn Webservices so toll sind, warum werden sie dann nicht durchgängig eingesetzt?
Das ist eine gute Frage. Zunächst mal müssen die Systeme, die via Webservice miteinander kommunizieren sollen, auch webservice-fähig sein. d.h. das System, von dem Daten abgefragt bzw. an das Daten übertragen werden sollen, muss entsprechende Funktionen zur Verfügung stellen. Damit beispielsweise ein CRM-System Daten zu einem Kunden aus einem Credit Managment-System abrufen kann, muss das Credit Management-System eine Funktion „GetCustomerData“ bereitstellen. Ein Anwender klickt im CRM-System in einer Kundenakte etwa auf einen Button „CM-Daten aktualisieren“. Das CRM-System sendet daraufhin eine Anfrage mit der Kunden-Nr. des jeweiligen Kunden an das Credit Management-System. Die Funktion „GetCustomerData“ ermittelt die Daten zu dieser Kunden-Nr. und sendet diese an das CRM-System zurück. So könnte eine einfache Kommunikation zwischen zwei Systemen aussehen.
Dank der hohen Standardisierung und Plattform-Unabhängigkeit von Webservices können Webservices auch als Daten-Schnittstelle für Apps genutzt werden. Damit ist es beispielweise möglich, in eine einfache Vertriebs-App auf dem Mobilgerät des Außendienst-Mitarbeiters jederzeit Credit Management-Daten zu liefern. Auch der Außendienst-Mitarbeiter könnte sich während eines Kundenbesuchs aktuelle Daten aus dem Credit Management-System abrufen. „Zeige mir die offenen Posten des Kunden 4711“, oder „Zeige mir Kunden im Umfeld von 50 km zu meinem aktuellen Standort“ könnten typische Anfragen für diesen Anwendungsfall sein.
Fazit
Die Nutzung von Webservices in der Kommunikation von Computer zu Computer bringt viele Vorteile mit sich. Anwender können bei einer entsprechenden Nutzung von Webservices durchgängig in dem ihnen am besten vertrauten zentralen Arbeitssystem arbeiten (integriertes Arbeiten). Dies steigert nicht nur die Effizienz der Mitarbeiter, es steigert auch die Akzeptanz von Daten aus anderen Systemen, wenn man sich für deren Nutzung nicht eigens in weitere Systeme einloggen muss. Nicht zuletzt verhindert eine Kommunikation über Webservices Medienbrüche, wie sie etwa bei der oben beschriebenen „zu Fuß“ Kommunikation aufgrund der Fehleranfälligkeit von manuellen Eingriffen zwangsläufig auftreten.
